Hulp bij ongemak
Over zelfsturende organisaties bestaan naast bekende succesverhalen (Buurtzorg, Semco, Zappas) ook onbekende mislukkingsverhalen. Om het licht daarop te laten schijnen is niet altijd wenselijk, maar het zijn juist wel die leiderschap- en organisatieverhalen waar we van kunnen leren. Deze verhalen vertellen over de leerweg van old-school-samenwerken, naar het nieuwe samenwerken waarin zelfsturing een populaire vorm is. Uit de verhalen van meerdere organisaties, heb ik 7 kritische mislukkingsfactoren geformuleerd die versterkend op elkaar inwerken en de samenwerking in de organisatie in een negatieve spiraal brengen. 7 mislukkingsfactoren op een rij, als hulpmiddel op de leerweg naar succesvolle zelfsturing.

1: Dubbelzinnigheid

In de hoop en het verlangen een succesverhaal in zelfsturing te worden, werken managers en medewerkers lang in dubbelzinnigheid door: in de bovenlaag de zelfsturing en tegelijkertijd in de onderlaag de oude, bekende manier van werken middels beheersing en controle via teamleiders en management. Het mag niet maar we doen het toch maar even weer zo want anders mislukt de zelfsturing. In deze dubbelzinnige vorm, ontstaan dubbelzinnige boodschappen zoals Wees zelfsturend, maar doe wel wat ik zeg! Gekmakende opdrachten die onbedoeld onduidelijkheid over de manier van werken en ruis in de samenwerkingsrelaties in de hand werken.

2: Schaduworganisatie
Juist ook door de ondergrondse schaduworganisatie waarin managers informeel en via 1 op 1 contacten, niet taakgerelateerde contacten onderhouden met teamleden om zo toch invloed op teamprocessen uit te oefenen. In de bovenstroom is er de zelfsturende taal en intenties, in de onderstroom een informele vorm van klassieke hiërarchie met een groep vertrouwelingen om de manager heen als zogenaamd ‘managementteam’ en contactpersonen als zogenaamde ‘teamleiders’. De verdeel en heers situatie die ontstaat brengt meer onduidelijkheid en de loyaliteit van medewerkers naar management wordt groter dan de loyaliteit naar eigen teamleden en klanten. Het gevoel van veiligheid is in het geding en de mogelijkheid tot een angstcultuur is geactiveerd.

2: Onduidelijke onduidelijkheid

Ook over de onduidelijkheid is onduidelijkheid want niemand ‘weet’ precies meer wat er in de dubbelzinnigheid en schaduwsituatie onduidelijk is. Non-gesprekken en irritaties als gevolg en uitspraken als: Het staat in het handboek, Dat is toch logisch, Wees volwassen en Los het op als management handreikingen, aangevuld met inspiratiemonologen om aan de energielekken weerstand te bieden.

3: Verstopping van de informatielijn.

De samenwerking tussen team en management vormt een belangrijke schakel in het (mis)lukken van zelfsturing als werkwijze. Doel is een open informatielijn op basis van kaders, resultaten en terugkoppeling. Het houdt de manager geïnformeerd en bij de les (inzicht in het werk) en het houdt teams op koers in het dagelijkse werk en als onderdeel van het organisatieverhaal. Als deze verbinding verdwijnt -door mismatches in de communicatie en genoemde dubbelzinnigheid- verdwijnt ook de informatiestroom. Ineffectief en doelloos handelen in een sfeer van onderling wantrouwen, angst en negativiteit als resultaat.

4: Management buiten de spotlight

Ook het management heeft in het nieuwe werken, een nieuwe plek en een nieuwe manier van doen op te pakken, maar in het ontwikkelen van zelfsturing blijkt de blik juist veelal  gericht op de teams en de teamleden. De dynamiek die uitgaat van het management zelf, wordt daarbij uit het oog verloren. Logisch: zelf sta je niet automatisch in je eigen beeld, zowel letterlijk als dus figuurlijk. Daar waar de teamleden gestimuleerd worden, al dan niet met hulp van teamcoaching, naar zichzelf, elkaar en het team te kijken, is de blik van de manager zelden tot niet op zichzelf als onderdeel van het geheel gericht. Doe maar alsof ik er niet ben en doe je ding! is de idee-fixe van de zelfsturende manager. Dat de manager ook onderdeel is van het ontwikkel- en veranderproces en een kritische faalfactor vormt wordt vergeten.

5: De niet-zelfreflectieve manager

Reflecteren op het eigen handelen en het effect daarvan, zou vaste kost moeten zijn van elke manager, laat staan de manager van het nieuwe werken. Een argument waarom de onkunde en/of onbewuste staat gehandhaafd wordt is: Ik heb geen leidinggevende ervaring en dus ben ik uitermate geschikt voor het managen van zelfsturing. Managers hebben net als teamleden, een ander nodig om zichzelf te zien in het organisatieplaatje en daarmee de patronen die ze installeren in de organisatie. De niet-zelfreflectieve manager is de achilleshiel van elke organisatie, zeker bij zelfsturing.

6: Laissez faire, o nee soms toch niet!

Zolang het gaat, gaat het goed! Bij het misgaan (pas zichtbaar door ver doorontwikkelde teamconflicten en/of hoog ziekteverzuim) slaat manager om van laissez faire naar een autoritaire managementstijl, eventueel gepaard gaand met emotionele uitingen van teleurstelling, boosheid en irritatie. Deze managementstijl, het duveltje uit het doosje, is samen te vatten met de slogan: Ik ben er niet, maar wel als het fout gaat. Management by mistakes: als het goed gaat blijft het stil, als het mis gaat slaat de manager aan. Dat dit onveiligheid, angst en onzekerheid oproept behoeft geen uitleg.

7. De angst voor de schuld van de mislukking voorkomt oplossingen

Het ongemak en de energielek bij mislukkende zelfsturing, verdwijnen pas als iemand de olifant in de kamer benoemt en daarmee de weg vrij maakt voor het verwijderen van de angel van dubbelzinnigheid en schaduw organiseren. Dat niemand de olifant benoemt en liever doorsappelt, is de angst voor de schuld van de mislukking.

Is een of meerdere van deze punten herkenbaar? Is de vraag hoe uit de negatieve en zichzelf versterkende spiraal te komen? Bespreek aan de hand van deze 7 mislukkingsfactoren, de problemen bij zelfsturing in de eigen organisatie. Erkenning van de negatieve spiraal die mogelijk ontstaat in de poging tot zelfsturing, biedt opening voor herstel. Zo kom je van tegenwerking naar samenwerking in de zelfsturing met team en management.

Voor coaching, training en advies